VANWAARDE restaureert Oud-Stadsarchief Roermond voor digitaliseringstraject.

Het oud-stadsarchief van Roermond wordt onder het Nationaal Programma Papieren Erfgoed en met dank aan de inzet van de afdeling Archief- en Collectiebeheer van de gemeente gedigitaliseerd. De digitalisering heeft tot doel om de zichtbaarheid van de bijzondere archiefstukken te vergroten en om het archief makkelijker toegankelijk te maken voor de gebruikers. Aan VANWAARDE de opdracht om de 2.470 inventarisstukken 'hanteerbaar voor inscannen' te maken.

Jac Lemmens is Gemeentearchivaris en Casper Horlings is Inventarisator en beheerder collecties en archieven. In gesprek met hen komt een interessant en boeiend project naar voren:

“Uit de stukken valt veel te leren over thema’s zoals verdraagzaamheid en samenleven met verschillende culturen.”

Jac vertelt: “Het archief heeft een grote historische waarde; het loopt van 1259 tot 1796 en heeft betrekking op een regio die door de eeuwen heen vaak van bestuur is gewisseld.

Het gebied heeft onder Gelders, Spaans en Oostenrijks bewind gestaan tussen 1200 en 1794. Daarna werd het gebied Frans, Nederlands, Belgisch en weer Nederlands, maar hoorde ook nog steeds bij de Duitse Bond tot 1866. Het gevoel dat Roermond en Limburg bij Nederland hoort, is van nog recentere datum. Eigenlijk pas na einde WOl spraken inwoners zich volmondig uit over aansluiting bij Nederland en dat is geschiedkundig gezien pas een korte periode. In 2022 werd 450 jaar na dato in Nederland de “Geboorte van Nederland” gevierd, maar dat gold dus zeker niet voor Roermond, waar men zich eigenlijk pas 100 jaar Nederlands voelt.

Uit de stukken valt daardoor veel te leren over thema’s zoals verdraagzaamheid en samenleven met verschillende culturen. Of over problemen die in het verleden speelden, maar ook nu in het heden nog actueel kunnen zijn. Dat maakt de inhoud zeer interessant.”

De verhalen komen uit het archief en de documenten gaan er beschermd weer in.

De collectiebeheerders en hun teams willen de verhalen en thema’s uit het Oud-Stadsarchief graag nog meer naar voren brengen en het belang van het archief verder uitdragen. Na de digitalisering wordt het ophalen van de documenten makkelijker en wordt het papieren archief juist beschermd onder de geklimatiseerde condities, zonder verder aangeraakt te hoeven worden.

VANWAARDE is gevraagd de 32 meter aan papierarchief bestaande uit charters, zegels en andere oude documenten te restaureren en voor te bereiden op het scannen door bedrijf Picturae. Scanklaar maken houdt in dat de stukken schoon en hanteerbaar moeten zijn, zonder dat deze verder beschadigd kunnen raken tijdens het digitaliseringsproces. Het papier kan soms erg kwetsbaar en broos zijn. Werkzaamheden zijn droogreinigen, vlakken, verstevigen met Japans papier en af en toe is aanvezelen noodzakelijk. Aanvezelen betreft een natte behandeling waarmee zeer zwak papier weer stevig gemaakt kan worden. Bij deze behandeling worden, met behulp van papierpulp, nieuwe papiervezels aan de oude stukken gehecht. Voor dit laatste beschikt VANWAARDE over de in eigen beheer ontwikkelde aanvezelstraat.

Een lastig traject ondanks juiste voorbereiding

De opdracht bestaat uit 2.470 inventarisnummers, en zijn allen aangeleverd in zuurvrije mappen en worden na het werk zo weer terugverpakt. Er zijn op aangeven van het scanbedrijf QR codes per inventarisnummer toegevoegd om ervoor te zorgen dat de juiste informatie met het juiste stuk gekoppeld wordt in de database.

Het team van VANWAARDE; ervaren papierrestauratoren Marthe van de Meulenhof en Jeroen Rabelink hebben onder projectleiding van Wendy van Doren samengewerkt om het werk in een aantal maanden klaar te krijgen. In april 2023 zijn de werkzaamheden gestart en in oktober gaat ongeveer de helft van de scanklare inventaris naar het scanbedrijf. In het 1^e kwartaal van 2024 zal de rest volgen.

Het digitaliseringstraject beslaat in totaal een periode van twee jaar. Eerst hebben de verantwoordelijke beheerders een voorbereidingstraject doorlopen om alle documenten voor het project te inventariseren, noteren en verpakken. VANWAARDE heeft ze in opdracht hanteerbaar gemaakt, daarna volgt het digitaliseren en tot slot volgen nog alle administratieve zaken rondom verantwoording die bij een Nationaal Programma opdracht komen kijken.

“Het hoefde niet perfect hersteld, scanklaar/hanteerbaar was de norm.”

Casper vertelt: “Sommige stukken waarvan we het bestaan wisten, werden tijdens het voorbereidingstraject niet gevonden, er leken charters te ontbreken. Maar doordat VANWAARDE alles, document voor document, nogmaals heeft doorlopen, zijn de stukken  alsnog gevonden. Ook bleek het traject soms moeilijker dan gedacht, omdat er toch onvoorziene beschadigingen naar voren komen. Het doel dat gesteld werd is ‘ieder document moet hanteerbaar' zijn zodat gevolgschade wordt voorkomen.’ VANWAARDE teamleden willen uiteraard in hun enthousiasme voor papierherstel soms een perfect stuk afleveren, maar dat is in overleg soms tegengehouden. Het hoefde niet perfect hersteld, scanklaar/hanteerbaar was de norm.”

Intensief overleg met digitale middelen

Het team van VANWAARDE en het team van het Oud-Stadsarchief hebben intensief overleg gepleegd tijdens het proces, soms een paar keer per dag om bepaalde keuzes te maken. Ook is het team van Gemeente Roermond op bezoek geweest bij de vestiging in Helmond om zelf te zien hoe er aan het archief is gewerkt.

Casper: “Handig bij het overleg waren de digitale middelen zoals foto’s of een video van een vraagstuk voor overleg of een online meeting. Zo konden de teamleden van VANWAARDE ons het vraagstuk duidelijk tonen. Ook is er in de voorbereiding een database aangemaakt met specifieke informatie en wensen bij de stukken. Deze database kon VANWAARDE tijdens het proces inkijken.

Samenwerking met VANWAARDE

Jac Lemmens werkt als archivaris voor gemeente Weert en Roermond en vanuit eerdere projecten kende hij VANWAARDE. “Ik heb het contact altijd als zeer prettig ervaren en uitermate plezierig samengewerkt.” Ook Casper die gedurende het herstelproces nauw betrokken was, beaamt dit.

Meer weten over het archief of de geschiedenis van de regio?

Persbericht Roermond rondom project: Oud-Stadsarchief wordt gerestaureerd en gedigitaliseerd (archiefroermond.nl)

Website HistorieHuis Roermond: Historiehuis – het historisch museum van de stad Roermond (historiehuisroermond.nl)