Polygon privacybeleid

Wij vinden uw privacy belangrijk en verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens Polygon Nederland verwerkt, voor welke doeleinden deze worden gebruikt, op welke rechtsgronden de verwerking plaatsvindt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Verwerkingsverantwoordelijke
Polygon Nederland B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Contactgegevens onderaan pagina.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?
Polygon verwerkt persoonsgegevens in de volgende situaties:
1. Wanneer u klant bent of betrokken bent bij een schadehersteltraject.
2. Wanneer u leverancier, opdrachtnemer of zakelijke relatie bent.
3. Wanneer u solliciteert naar een functie binnen Polygon.
4. Wanneer u deelneemt aan marketingactiviteiten, evenementen, onderzoeken of nieuwsbrieven.
5. Wanneer u contact met ons opneemt via onze website, e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen.
6. Wanneer u gebruikmaakt van onze websites of digitale diensten.

3. Doeleinden en categorieën van persoonsgegevens
Wanneer u klant bent
Wanneer u schade aan een woning, gebouw, inventaris of andere eigendommen heeft, kan Polygon worden ingeschakeld om de schade te inspecteren, te beperken, te herstellen en hierover te rapporteren aan opdrachtgevers, verzekeraars en andere betrokken partijen. Polygon kan daarbij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- polis- of dossiergegevens;
- schadegegevens;
- foto's, video’s en inspectierapporten;
- correspondentie;
- overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Doeleinden
- schade-inspectie en schadeherstel;
- communicatie met betrokkenen;
- rapportage aan opdrachtgevers, verzekeraars en andere betrokken partijen;
- kwaliteitscontrole;
- administratieve verwerking;
- naleving van wettelijke verplichtingen;
- bescherming van de rechten en belangen van Polygon.

Rechtsgrondslag
- uitvoering van een overeenkomst;
- uitvoering van precontractuele maatregelen;
- wettelijke verplichting;
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming indien wettelijk vereist.

Wanneer u leverancier of zakelijke relatie bent
Indien u leverancier, opdrachtnemer of zakelijke relatie van Polygon bent, verwerken wij contact- en bedrijfsgegevens. Dit kan onder meer omvatten:
- naam;
- functie;
- bedrijfsnaam;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- correspondentie;
- contract- en factuurgegevens.

Doeleinden
- contractbeheer;
- inkoopprocessen;
- facturatie;
- relatiebeheer;
- communicatie;
- naleving van wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrondslag
- uitvoering van een overeenkomst;
- wettelijke verplichting;
- gerechtvaardigd belang.

Wanneer u werkzoekende bent
Wanneer u solliciteert bij Polygon verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie. Dit kan onder meer omvatten:
- naam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- curriculum vitae;
- motivatiebrief;
- opleidings- en werkervaring;
- referenties;
- correspondentie;
- eventuele testresultaten;
- overige informatie die u vrijwillig verstrekt.

Doeleinden
- uitvoeren van de sollicitatieprocedure;
- beoordelen van geschiktheid;
- communicatie over vacatures;
- eventueel benaderen voor toekomstige functies indien daarvoor toestemming is verleend.

Rechtsgrondslag
- uitvoering van precontractuele maatregelen;
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming indien gegevens voor toekomstige vacatures worden bewaard.

Wanneer u deelneemt aan marketingactiviteiten
Polygon kan persoonsgegevens verwerken in het kader van:
- evenementen;
- klanttevredenheidsonderzoeken;
- nieuwsbrieven;
- relatiebeheer;
- marketing- en communicatieactiviteiten.

De persoonsgegevens kunnen onder meer bestaan uit:
- naam;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- bedrijfsgegevens;
- voorkeuren met betrekking tot communicatie.

Rechtsgrondslag
- gerechtvaardigd belang;
- toestemming indien wettelijk vereist.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor marketingcommunicatie door gebruik te maken van de afmeldmogelijkheid in de betreffende communicatie of door contact met ons op te nemen.

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?
Polygon verkrijgt persoonsgegevens onder meer:
- rechtstreeks van u;
- via verzekeraars;
- via opdrachtgevers;
- via leveranciers en zakelijke relaties;
- via openbare bronnen;
- via onze websites en digitale diensten;
- via derden voor zover dit wettelijk is toegestaan.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Polygon kan persoonsgegevens delen met:
- groepsmaatschappijen van Polygon;
- verzekeraars;
- opdrachtgevers;
- IT-dienstverleners;
- accountants;
- auditors;
- juridische adviseurs;
- schade-experts;
- onderaannemers;
- externe dienstverleners;
- toezichthouders en overheidsinstanties indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Wanneer derden persoonsgegevens namens Polygon verwerken, worden passende contractuele afspraken gemaakt om een zorgvuldig beschermingsniveau te waarborgen. Polygon blijft verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die namens haar wordt uitgevoerd.

6. Internationale doorgifte
Polygon maakt onderdeel uit van een internationale organisatie. Persoonsgegevens kunnen daarom worden verwerkt binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgt Polygon voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG. Dit kan onder meer plaatsvinden door toepassing van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Polygon bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Bij het bepalen van bewaartermijnen houdt Polygon rekening met:
- de aard van de dienstverlening;
- contractuele verplichtingen;
- wettelijke bewaarplichten;
- fiscale en administratieve verplichtingen;
- verzekeringsverplichtingen;
- kwaliteits- en auditdoeleinden;
- fraudepreventie en beveiliging;
- verjaringstermijnen;
- lopende of redelijkerwijs te verwachten geschillen, onderzoeken of juridische procedures.

Persoonsgegevens kunnen gedurende langere tijd worden bewaard indien dit noodzakelijk is voor:
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het onderbouwen, instellen of verdedigen van rechtsvorderingen;
- het afhandelen van verzekeringskwesties;
- het beschermen van de rechten, eigendommen en belangen van Polygon of betrokken derden.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd, geanonimiseerd of op andere wijze zodanig verwerkt dat zij niet langer tot een individu herleidbaar zijn.

8. Uw rechten
U heeft, voor zover wettelijk van toepassing, het recht om:
- inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens;
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
- persoonsgegevens te laten verwijderen;
- verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking;
- uw toestemming in te trekken indien verwerking daarop is gebaseerd;
- gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken.

Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend via:
E-mail: hr.nederland@polygongroup.com
Polygon kan aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat een verzoek wordt behandeld. Indien u van mening bent dat Polygon persoonsgegevens verwerkt in strijd met de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens

9. Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Polygon neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:
- verlies;
- onbevoegde toegang;
- ongewenste openbaarmaking;
- wijziging;
- vernietiging;
- misbruik.

Deze maatregelen kunnen onder meer omvatten:
- toegangscontrole;
- autorisatiebeheer;
- logging en monitoring;
- versleuteling waar passend;
- beveiligingsprocedures voor leveranciers;
- periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen;
- opleiding en bewustwording van medewerkers.

Toegang tot persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan personen die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

10. Cookies en vergelijkbare technologieën
Polygon gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën op haar websites. Cookies kunnen worden gebruikt voor:
- het functioneren van de website;
- analyse van websitegebruik;
- beveiligingsdoeleinden;
- verbetering van gebruikerservaringen;
- marketing- en communicatiedoeleinden voor zover toegestaan.

Meer informatie over het gebruik van cookies, de soorten cookies, bewaartermijnen en uw keuzemogelijkheden is opgenomen in het afzonderlijke cookiebeleid op onze website.

11. Wijzigingen van dit privacybeleid
Polygon behoudt zich het recht voor dit privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen, aan te vullen of te actualiseren.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Polygon. Wij adviseren u dit privacybeleid regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Contactgegevens
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Polygon Nederland B.V. J. Keplerweg 4 2408 AC Alphen aan den Rijn Nederland
Telefoon: +31 (0)88 500 3500 E-mail: hr.nederland@polygongroup.com

HERZIEN: 18 juni 2026