1. Vorwort
Die POLYGON Deutschland Gruppe übernimmt Verantwortung für die Achtung und Stärkung international anerkannter Menschenrechte innerhalb ihrer eigenen Geschäftsbereiche und durch ein angemessenes Management ihrer Lieferketten. Die POLYGON Deutschland Gruppe setzen alle Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtgesetzes (LkSG) zur Erfüllung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten um und halten die Umsetzung nach. Und dies nicht nur, weil es eine gesetzliche Forderung ist, sondern weil es unseren eigenen Anspruch verdeutlicht.
2. Beschwerdeverfahren
Ein Kernelement dieser Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen abgegeben werden können.
Das Beschwerdeverfahren soll jeder Person oder Personengruppe die Möglichkeit bieten, relevante Hinweise gegenüber der POLYGON Deutschland Gruppe einreichen zu können und somit auf menschenrechtliche Risiken aufmerksam zu machen (Frühwarnsystem).
Personen oder Personengruppen erhalten aber auch die Möglichkeit, über den Verdacht einer Rechtsverletzung zu informieren, so dass Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können (Zugang zu angemessener Abhilfe).
Jede Person kann Hinweise abgeben, gleichgültig, ob dies im In- oder Ausland geschieht.
2.1 Welche Arten von Hinweisen können abgegeben werden?
Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der POLYGON im eigenen Geschäftsbereich oder in der Lieferkette entstanden sind.
2.2 Wie kann ich Hinweise abgeben?
Hinweise können jederzeit auf zwei verschiedene Wege abgegeben werden:
Die POLYGON stellt ein Hinweissystem zur Verfügung. Die Nutzung ist in jeder Sprache möglich.
Per Briefpost erfolgen Hinweise an:
POLYGON Deutschland GmbH
Nachhaltigkeit und Umwelt
LkSG-Beschwerdeverfahren
Raiffeisenstraße 25
D-57462 Olpe
Beide Kanäle stellen den vertraulichen Umgang der Meldungen sicher.
2.3 Wer bearbeitet die Hinweise?
Hinweise werden durch die POLYGON durch die Compliance- und Menschenrechtsbeauftragte bearbeitet.
Die Unparteilichkeit, Unabhängigkeit, Verschwiegenheitspflicht sowie der insgesamt sach- und fachgerechte Umgang mit Hinweisen ist darüber sichergestellt.
2.4 Wie läuft das Beschwerdeverfahren ab?
Die hinweisgebende Person erhält binnen einer Woche eine entsprechende Empfangsbestätigung.
Während des gesamten Verfahrens steht die POLYGON in Kontakt mit der hinweisgebenden Person, sofern dies gewünscht wird und eine Kontaktmöglichkeit besteht.
Der Hinweis wird zunächst zentral geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten darstellt. Dabei wird auch geprüft, welche Gesellschaft oder welcher Lieferant von der Meldung betroffen ist.
Der nächste Schritt ist die Klärung des Sachverhaltes, welche grundsätzlich innerhalb von 2 Monaten erfolgt. Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits eingetreten ist, werden unverzügliche Abhilfemaßnahmen eingeleitet.
Auf Basis der Erkenntnisse der Sachverhaltsklärung wird ein Vorschlag zur weiteren Vorgehensweise erarbeitet (KVP).
2.5 Wie werden hinweisgebende Personen vor Benachteiligung und Repressalien aufgrund eines Hinweises geschützt?
Der Schutz von hinweisgebenden Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund von abgegebenen Hinweisen ist ein wichtiger Bestandteil unseres Beschwerdeverfahrens.
Alle Hinweise werden nur von einem kleinen Kreis von ausgewählten und geschulten Mitarbeitenden bearbeitet. Die POLYGON schützt hinweisgebende Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund eines Hinweises, auch aus dem Grunde, dass Hinweise uns in die Möglichkeit versetzen, potentielle Gefahren schneller zu erkennen und abzustellen.
Alle Informationen, wie beispielsweise personenbezogene Daten und sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden vertraulich behandelt. Dies gilt selbstverständlich auch nach Abschluss des Verfahrens.
Unternehmensinterne Dokumentationen werden gemäss den aktuell geltenden gesetzlichen Vorgaben für sieben Jahre aufbewahrt und danach vernichtet.
