Werteleitfaden – Vision, Mission & Werte

POLYGON Deutschland, TKL

Vision, Mission & Werte
Werteleitfaden für ein nachhaltiges Wachstum
als Grundlage für eine erfolgreiche und gemeinsame Zukunft

Vorwort der Geschäftsführung

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

„POLYGON – Wir machen das für Sie.“ – das ist der Anspruch, den wir täglich an uns und unser Unternehmen stellen. Unsere Vision beschreibt, was wir gemeinsam erreichen wollen. An ihr sollen sich alle Mitarbeiter, aber auch unsere Partner, Kunden und Aktionäre orientieren. Die Vision zu erfüllen ist unser langfristiges Ziel. Der Werteleitfaden dient uns als Wegweiser. Er zeigt auf, nach welchen Überzeugungen und Werten wir bei POLYGON und den verbundenen Unternehmen handeln – in unserer täglichen Arbeit, intern wie extern. Der Werteleitfaden ist für jeden Mitarbeiter verbindlich.

Folgende übergreifende Grundsätze bilden das Fundament für unseren Werteleitfaden:

• Qualität - Wir machen das für Sie.
• Integrität - Wir halten unser Wort.
• Empathie - Wir begegnen allen Menschen mit Respekt.

Darauf beruht der Erfolg unseres Unternehmens. Wir müssen die auf diese Grundsätze abgestimmten Leitlinien konsequent umsetzen und im Alltag leben, um langfristig gemeinsam erfolgreich zu sein – das gilt für die Führungskräfte ebenso wie für jeden Mitarbeiter. Jeder soll sich auf den Werteleitfaden berufen können, muss sich aber auch an ihm messen lassen.

Unsere Vision und der Werteleitfaden sind ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Wir sind aufgefordert, sie jeden Tag mit Leben zu füllen!

Olpe, im Januar 2025

Die Geschäftsführung

 
1. Unsere Vision

Wir möchten als Dienstleister im besten Sinne verstanden werden.

Unser Versprechen gegenüber unseren Kunden „Wir machen das für Sie.“ ist für jeden Mitarbeiter verbindlich.
Dies bildet die Basis für unsere Vision bzw. unser Ziel, unsere Position als Marktführer in der Sanierungsbranche weiter auszubauen.

2. Unsere Mission

Unsere Mission ist es, unseren Mitarbeitern ein anspruchsvolles und wertschätzendes Arbeitsumfeld zu bieten. Dies ist die Grundlage und Voraussetzung für unsere kundenorientierte Mission, ein zuverlässiger und fachlich exklusiver Ansprechpartner im Bereich Komplettsanierung nach Brand- und Wasserschäden zu sein.
 
3. Unsere Werte

Werte spielen heute in Unternehmen eine besonders große Rolle. Denn diese sind für den Aufbau einer soliden Unternehmenskultur unerlässlich. Es genügt nicht, einfach nur von Werten zu sprechen; wir müssen nach unseren Werten leben und uns von ihnen auch im Handeln lenken lassen.
In unserem Fall bedeutet dies, dass wir ein besser aufgestelltes Unternehmen nur dann erhalten, wenn wir den Erfolgsfaktor Mensch in den Vordergrund stellen. Zufriedene und loyale Kunden bilden die Grundlage unseres Erfolgs. In einem „personengesteuerten Geschäftsmodell“ wie dem unseren sind zufriedene Kunden nur zufriedenen Mitarbeitern zu verdanken, weil Letztere ihr Bestes dafür geben, Qualität abzuliefern, effektiv zu arbeiten und das Beschäftigungsverhältnis länger aufrechtzuerhalten.
Aber wie erhält man zufriedene Mitarbeiter?
Natürlich sind hier verschiedene Faktoren von Bedeutung. Dennoch wird dem Unternehmensstolz, der aus gemeinsamen Werten, einem Zugehörigkeitsgefühl, der Fähigkeit einen Beitrag zu leisten sowie Anerkennung resultiert, eine besonders wichtige Rolle zuteil. Wenn wir von Werten sprechen, mag alles sehr abstrakt erscheinen. Wir leben in einer Realität, in der wir uns täglichen Fragen und Problemen stellen, unser Soll erfüllen oder Aufgaben fertigstellen müssen. Aber wenn wir einen Moment innehalten und über unser Handeln und Denken in Bezug auf die uns, unsere Arbeit und unsere Entscheidungen lenkenden Prinzipien hinausblicken, stoßen wir auf eine Reihe von Werten, die wichtig sind, damit wir uns von unserem Wettbewerb abheben. Sie haben zudem Auswirkungen auf unsere finanzielle Leistungsfähigkeit.
Eine wichtige Botschaft ist, dass eine gute Unternehmensführung bei jedem einzelnen Mitarbeiter, ob Führungskraft oder Techniker, beginnt. Jeder kann und sollte mit gutem Beispiel vorangehen.
“Unser Werteleitfaden umreißt die wichtigsten Grundsätze für die Unternehmensverantwortung sowie die persönlichen, ethischen und beruflichen Grundsätze, die für alle Mitarbeiter verbindlich sind und eingehalten werden müssen und die unsere Beziehungen zu anderen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, der Gesellschaft und den Aktionären prägen.“ betont Axel Gränitz, Präsident und CEO der Polygon-Gruppe. „Alle Führungskräfte haben die Verantwortung, ihre Teams über diesen Werteleitfaden zu informieren, und natürlich haben alle Mitarbeiter ebenfalls die Verantwortung, sich aktiv darüber zu informieren.

Dieser Werteleitfaden beruht auf dem Prinzip, dass alle Mitarbeiter für ihr eigenes berufliches Verhalten verantwortlich sind!“
 
3.1 Qualität - Wir machen das für Sie.

Wir möchten uns den Respekt als führende Branchenexperten verdienen. Das bedeutet, dass wir uns unaufhörlich darum bemühen, besser zu werden und gruppenweit bewährte Praktiken anzuwenden – ein Vorteil, den wir als globales Unternehmen mitbringen. Unser Ziel sollte es sein, stets die besten Ergebnisse abzuliefern – Zweitbester zu sein, ist für einen Branchenführer keine Option!

• Wir haben ein DIN zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem
• Wir führen interne und externe Audits durch, um ein hohes Qualitätsniveau zu gewährleisten
• Wir bieten Weiterentwicklungsmöglichkeiten, um die Qualität der Arbeit ständig zu verbessern
• Wir haben Arbeitskreise für jeden Unternehmensschwerpunkt gebildet und verbessern uns durch Best Practice Austausch
• Wir haben einen Fokus auf unsere Kunden und kommunizieren regelmäßig mit Ihnen
• Wir nutzen hochwertige und neue Geräte, Instrumente und Ausstattungen
• Wir begleiten die Projekte vom Anfang bis zum erfolgreichen Abschluss
• Wir stellen sicher, dass unsere Kunden immer über die Entwicklungen im Projekt informiert sind
• Wir nutzen neue Technologien
• Wir führen regelmäßige Gespräche mit unseren Mitarbeitern

3.2 Integrität - Wir halten unser Wort.

Mit diesem Begriff verbinden wir Ehrlichkeit, Verantwortung und Zuverlässigkeit. Leider wird unsere Branche häufig mit Betrug in Verbindung gebracht. Davon können wir uns distanzieren, indem wir einfach ehrlich sind – und zwar auf allen Unternehmensebenen. Verantwortung bezieht sich auf verantwortungsbewusstes Handeln, nicht nur den Kunden, sondern allen Mitmenschen gegenüber. Dies bedeutet beispielsweise:

• Wir halten, was wir uns gegenseitig versprechen
• Wir halten uns an eine zugesagte Prognose und lassen uns davon unter keinen Umständen abbringen
• Wir sind vertrauenswürdig und ehrlich miteinander im Umgang
• Wir ergreifen die Initiative und tragen die Verantwortung für die Ergebnisse
• Wir sind uns unserer eigenen Stärken bewusst und bauen diese aus
• Wir schaffen eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und unterstützen das Team auch in schweren Zeiten

3.3 Empathie - Wir begegnen allen Menschen mit Respekt.

Wir versetzen uns aufrichtig in die Lage unserer Kunden, die von Brand- und Wasserschäden betroffen sind. Wir drücken ihnen deshalb unseren Respekt und unser Mitgefühl aus. Den Menschen zu helfen und ihre Probleme zu lösen, das sind unsere zentralen Treiber. Hier können unsere Mitarbeiter – Sie – etwas bewegen und bewirken. Einfühlungsvermögen zeigen wir auch untereinander.
Leben Sie diese Werte gemeinsam mit uns. Heute und an jedem Tag.

• Wir schulen unsere Mitarbeiter intern und extern
• Wir geben unseren Teams klare Ziele und eine klare Richtung
• Wir kommunizieren in einer klaren und strukturierten Art und Weise
• Wir arbeiten eng und gut im Team und mit anderen Teams zusammen
• Wir unterstützen jeden dabei, seine Ziele zu erreichen

4. Verhaltenskodex
4.1 Mitarbeiter

Professionelles Verhalten
Von Mitarbeitern wird erwartet, ihre Pflichten in einer professionellen, verantwortungs- und pflichtbewussten ethischen Art und Weise durchzuführen, um im besten Interesse des Unternehmens zu handeln.
Unser Equipment und Eigentum müssen mit Sorgfalt behandelt werden. Es wird lediglich im Rahmen unseres
Geschäftes verwendet.
Unsere Tätigkeiten erfolgen zum Großteil in Privatwohnungen oder gefährlichen Umgebungen und mit einem potenziell gefährlichen Equipment. Es versteht sich daher von selbst, dass es Mitarbeitern strikt untersagt ist an den Arbeitsstandorten unter Alkohol-, Drogen- oder Medikamenteneinfluss zu stehen.

Arbeitsumgebung
Wir möchten ein interessanter Arbeitgeber sein. Daher sorgen wir für eine Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Offenheit beruht. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter hat einen hohen Stellenwert. Darüber hinaus ist das Unternehmen verpflichtet, sichere und gesunde Arbeitsbedingungen bereitzustellen. Die gesamte Polygon Group hat eine Null-Toleranz-Politik in Bezug auf Mobbing, physischen Missbrauch oder Belästigung jedweder Art.

Zwangs- und Kinderarbeit
Wir tolerieren keinerlei Zwangs-, oder Pflicht- oder Kinderarbeit. Wir unterstützen deren Abschaffung.
Wir beschäftigen ausschließlich Arbeiter, die mindestens 16 Jahre oder, gemäß der alterstechnischen Obergrenze jedweden Landes, älter sind. Wir haben uns zur Einhaltung des Abkommens in Bezug auf das Mindesteintrittsalter in ein Beschäftigungsverhältnis (Abkommen Nr. 138 der Internationalen Arbeitsorganisation) und des Abkommens in Bezug auf das Verbot von Kinderarbeit, mit unverzüglichen Maßnahmen bei Nichteinhaltung, (Abkommen Nr. 182 der Internationalen Arbeitsorganisation) verpflichtet. Für den Fall, dass mittels einer staatlichen Vorschrift hinsichtlich Kinderarbeit striktere Maßnahmen bereitgestellt werden, sind diese maßgeblich.

Chancengleichheit
Mitarbeiter werden unabhängig von Hautfarbe, Religion, Alter, Staatsbürgerschaft und Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, politischer Meinung, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Familienstand oder Behinderung, die die Fähigkeit ihre Arbeit auszuführen nicht einschränkt, beurteilt. Die Mitarbeiter werden ausschließlich auf Grundlage ihrer Qualifikation und Eignung für die Arbeit in unserem Unternehmen ausgewählt.

Entlohnung
Jeder Mitarbeiter wird in einer korrekten und gerechten Art und Weise, sowie gemäß seiner jeweiligen Leistung und seines Beitrags zum Erfolg des Unternehmens, entlohnt.

Transport/Disposition
Unsere Transportplanung bzw. Disposition zielt darauf ab, die Anzahl der persönlichen Besuche vor Ort auf ein Minimum zu reduzieren. Wir selektieren geeignete Fahrzeuge und Technologien für diesen Zweck.

Interessenkonflikte
Kein Mitarbeiter darf in jedwede Tätigkeit, die im Konflikt zu den Geschäftsinteressen des Unternehmens steht, involviert sein. Diese Interessenkonflikte können beispielsweise Folgendes beinhalten: eine externe Position innehaben oder über ein Eigentumsrecht verfügen, dass nicht in unserem Interesse ist, Geschenke oder Gastfreundschaft erhalten, bei der man davon ausgeht, dass dies in einem Gefallen resultiert, oder Entscheidungen in Bezug auf die Beschäftigung oder Förderung von Verwandten und Freunden. Insofern und konkludent ist die Bearbeitung von Schadenfällen bei Verwandten und Freunden oder nahen Bekannten ebenfalls untersagt.
Persönliche Vorteile für Mitarbeiter selbst, ihre Ehegatten, Partner oder direkte Familienmitglieder stellen potentielle Interessenskonflikte dar. Es ist untersagt Familienmitglieder jedweder Art in ein direktes Abhängigkeitsverhältnis zu einem Vorgesetzten zu bringen. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie die Compliance-Beauftragte.

Anti-Geldwäsche
Alle geschäftlichen Vorgänge müssen auf nachvollziehbare Art und Weise abgewickelt und genau aufgezeichnet werden. Geschäftspartner dürfen keine Geldwäsche zulassen, unterstützen oder erleichtern und es ist strengstens untersagt, sich wissentlich an Vorgängen zu beteiligen, die die Geldwäsche erleichtern oder anderweitig zu einer unrechtmäßigen Abzweigung von Vermögenswerten führen.

Mitarbeiterkommunikation
Eine gute Mitarbeiterkommunikation ist für einen gutlaufenden Betrieb in unserem Unternehmen essenziell. Jeder im Unternehmen muss über unsere Ziele, Handlungspläne und Leistungen informiert sein. Ein freier Informationsfluss ist daher wichtig. Jeder kann bei uns, unabhängig von der jeweiligen Funktion oder dem Verantwortungsgrad, mit jedem offen kommunizieren.

Vertrauliche Informationen
Der vertrauliche Umgang mit Informationen, die wir von unseren Kollegen aber auch von unseren Kunden etc. erhalten, ist selbstverständlich. Die Kommunikation mit der Presse ist ausschließlich der Geschäftsführung erlaubt. Betriebswirtschaftliche Informationen dürfen nur in dem Umfang bekanntgegeben werden, wie es das Unternehmen offiziell erlaubt. Jede offizielle Kommunikation über das Unternehmen bedarf der Absprache mit der Geschäftsführung.

Datenschutz
Sofern ein Mitarbeiter Daten von Mitarbeitern, Kunden oder sonstigen Personen verarbeitet, so erfolgt dies gemäß den gesetzlichen Vorgaben und in fairer sowie transparenter Art und Weise. Unsere jeweils aktuelle IT-Richtlinie ist analog zu beachten. Im Zweifelsfalle ist immer Rücksprache mit den Datenschutzbeauftragten zu halten.

4.2 Kunden

Ehrlichkeit und Verlässlichkeit
Loyale und zufriedene Kunden stellen die Grundlage unserer Reputation dar. Ehrlichkeit und Verlässlichkeit in sämtlichen Handlungen mit den Kunden sind die Voraussetzung für rentable und beständige Geschäftsbeziehungen. Wir stellen unseren Kunden genaue Informationen bereit und gehen lediglich
Verpflichtungen ein, die wir auch erfüllen können.
Niemals versuchen wir, den Arbeitsumfang der Arbeit, die wir aus jedwedem Grund durchführen, zu erweitern. Wir wollen jedoch die entsprechenden Dienstleistungen jederzeit gemäß unseren Verträgen bereitstellen.

Sorgfalt und Respekt
Ein Großteil unserer Arbeiten erfolgt in den Geschäftsräumen der Kunden. Diese können sich in Privathaushalten oder auf einem Firmengelände befinden. Es ist wichtig, dass wir uns mit der Sorgfalt und dem Respekt benehmen, der an dem jeweiligen Arbeitsplatz unserer Kunden erforderlich ist. Darüber hinaus tun wir unser Möglichstes, unseren Kunden klare und einheitliche Informationen bezüglich des Umfangs, Prozesses, Zeitrahmens und des aktuellen Status der Arbeiten bereitzustellen.

Geschenke und Gefallen
Geschenke, Bewirtungen, Entlohnungen und persönliche Gefallen dürfen einer dritten Partei lediglich dann angeboten werden, wenn diese einen geringen Wert darstellen und mit der üblichen Geschäftspraxis übereinstimmen. Es dürfen keinerlei Geschenke, Bewirtungen oder persönliche Gefallen in Zuwiderhandlung jedweden anwendbaren Gesetzes oder Verhaltenskodex angenommen werden.

Fairer Wettbewerb
Wir möchten als seriöser Geschäftspartner wahrgenommen werden und in einer Wettbewerbssituation durch Preis und Leistung überzeugen und nicht durch unverhältnismäßige Angebote oder gar Geschenke.
Unser Anspruch beinhaltet auch die strikte Einhaltung der kartellrechtlichen Gesetze und Vorschriften, die wettbewerbsfeindliches Verhalten verhindern sollen.

4.3 Lieferanten/Subunternehmer

Geschenke und Gefallen
Kein Mitarbeiter darf jedwedes Geschenk, Bewirtung oder persönlichen Gefallen Anstreben oder annehmen, bei welchem der Eindruck einer Einflussnahme auf Geschäftstransaktionen besteht.

Regelkonformität der Anbieter
Wir informieren unsere Geschäftspartner über die Werte und Geschäftsgrundsätze des Unternehmens. Wir führen keine Geschäfte mit Anbietern durch, die die anwendbaren Gesetze und Vorschriften nicht einhalten.

Bestechung/Korruption
Wir haben grundsätzlich ein NULL-TOLERANZ-Verständnis in Bezug auf Bestechung oder einem Verhalten, welches den Eindruck erwecken könnte, dass durch die Bereitstellung solcher Geschenke, Bewirtungen oder Begünstigungen ein Geschäftsvorteil erzielt wird. Alle Bestechungsversuche sind der Geschäftsführung umgehend zu melden.

Bargeldzahlungen
Es erfolgen keine Bargeldzahlungen an Lieferanten oder Subunternehmer (Ausnahme: kleinere Materialeinkäufe über die Barkasse der NL). Zahlungen dürfen nur direkt an den Lieferanten erfolgen und es erfolgen auch keine Überweisungen auf „Nummernkonten“. Zahlungen werden nur geleistet, wenn eine Rechnung zugrunde liegt, die hinsichtlich Preis und Leistung vereinbart, geprüft und freigegeben wurde. Es gelten die jeweils vereinbarten Zahlungsbedingungen.
 
4.4 Gesellschaft und Umwelt

Regelkonformität und lokale Kunden
Unsere Mitarbeiter müssen sämtliche anwendbare Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes, in welchem das Unternehmen tätig ist, einhalten. Bei Fällen, in denen ein Konflikt zwischen einschränkenden Gesetzen und den Grundsätzen und Werten dieses Kodex besteht, ist das jeweilige Gesetz maßgeblich. Wir respektieren die Traditionen und Bräuche eines jeden Landes. Bei Fällen, in denen ein Konflikt zwischen den Bräuchen und Grundsätzen und dem Verhaltenskodex von POLYGON vorliegt, leitet der Kodex die Handlungsweise des Mitarbeiters.

Export- und Handelssanktionen
Die Polygon-Gruppe ist ein globales Unternehmen, aber wir agieren lokal, das heißt, wir erbringen Dienstleistungen in den Ländern, in denen wir tätig sind, und sind derzeit nicht von internationalen Handelsregeln, Exportkontrollen und Handelssanktionen betroffen. Handelssanktionen verbieten oder beschränken den Export bestimmter Waren oder die Geschäftstätigkeit in bestimmten Ländern und / oder mit bestimmten Personen, Unternehmen oder Organisationen.

Umwelttechnischer Einfluss
Wir sind verpflichtet, jedweden negativen Einfluss auf die Umwelt, bedingt durch unsere Tätigkeiten zu reduzieren. Unsere Arbeitsweise trägt zur Nachhaltigkeit bei. Bei uns werden z.B. sanierungswürdige Immobilien nicht abgerissen und neu gebaut, sondern wieder in Stand gesetzt. Unser Ziel ist es, energieeffizientes Equipment und Prozesse für die Arbeitsabläufe zu nutzen. Wir bestärken unsere Partner und Untervertragspartner immer dahingehend, solide umwelttechnische Praktiken einzuhalten.

Abfall
Unsere Bemühungen konzentrieren sich darauf, innovative Dienstleistungen zu kreieren, die bestenfalls zur Vermeidung oder zur Reduzierung von Abfall beitragen sollen. Unvermeidbare Abfälle werden effizient in die Kreislaufwirtschaft integriert; vorbereitet, zur Wiederverwendung recycelt, verwertet oder beseitigt.

4.5 Aktionäre/Investoren

Kommunikation mit den Aktionären/Investoren
Wir stellen ihren Inhabern immer pünktlich genaue Informationen zu den Tätigkeiten, der Leistung und der finanziellen Situation des Unternehmens bereit. Unsere Bilanzen stellen die Finanzleistung des Unternehmens, gemäß den internationalen Rechnungslegungsvorschriften, wahrheitsgemäß dar.

4.6 Implementierung

Dieser Verhaltenskodex findet unabhängig vom Standort für sämtliche Mitarbeiter und sämtliche Geschäftstätigkeiten Anwendung. In diesem Kodex bzw. Werteleitfaden sind die Hauptgrundsätze der unternehmerischen Verantwortung und der Verantwortung der Mitarbeiter festgelegt. Es können jedoch nicht sämtliche ethische Zwickmühlen, die entstehen können, thematisiert werden. Der Werteleitfaden dient dazu, die Mitarbeiter dahingehend zu leiten, jederzeit lauter und mit einem guten Urteilsvermögen zu handeln. Die Beachtung des Werteleitfaden bzw. des Verhaltenskodex wird regelmäßig auf Gruppenebene bewertet. Die Inhalte werden regelmäßig überprüft und, falls erforderlich, geändert.