Werteleitfaden – Vision, Mission & Werte

POLYGON Deutschland GmbH, RecoSan GmbH
SMD Sanierungs-Management GmbH & Co. KG

Vision, Mission & Werte
Werteleitfaden für ein nachhaltiges Wachstum
als Grundlage für eine erfolgreiche und gemeinsame Zukunft

Vorwort der Geschäftsführung

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

„POLYGON Deutschland – Wir machen das für Sie.“ – das ist
der Anspruch, den wir täglich an uns und unser Unternehmen stellen. Die POLYGON-Vision beschreibt, was wir gemeinsam erreichen wollen. An ihr sollen sich alle Mitarbeiter*innen, aber auch unsere Partner, Kunden und Aktionäre orientieren. Die Vision zu erfüllen ist unser langfristiges Ziel. Der Unternehmenswerteleitfaden dient uns als Wegweiser. Er zeigt auf, nach welchen Überzeugungen und Werten wir bei POLYGON handeln – in unserer täglichen Arbeit, intern wie extern. Der Werteleitfaden ist für alle Mitarbeiter*innen bei POLYGON verbindlich.

Folgende übergreifende Grundsätze bilden das Fundament für unseren Werteleitfaden:

• Qualität – Wir machen das für Sie.
• Integrität – Wir halten unser Wort.
• Empathie – Wir begegnen allen Menschen mit Respekt.

Darauf beruht der Erfolg unseres Unternehmens. Wir müssen die auf diese Grundsätze abgestimmten Leitlinien konsequent umsetzen und im Alltag leben, um langfristig gemeinsam erfolgreich zu sein – das gilt für die Führungskräfte ebenso wie für jeden Mitarbeiter*innen von POLYGON. Jeder soll sich auf den Werteleitfaden berufen können, muss sich aber auch an ihm messen lassen.

Die Vision und der Werteleitfaden von POLYGON sind ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Wir sind aufgefordert, sie jeden Tag mit Leben zu füllen!

Olpe, im Februar 2021

Die Geschäftsführung

1. Die Vision von POLYGON Deutschland
POLYGON Deutschland möchte als Dienstleister im besten Sinne verstanden werden. 
Unser Versprechen gegenüber unseren Kunden „Wir machen das für Sie.“ ist für alle Mitarbeiter*innen verbindlich. Dies bildet die Basis für unsere Vision bzw. unser Ziel, unsere Position als Marktführer in der Sanierungsbranche weiter auszubauen.

2. Die Mission der POLYGON Deutschland
Die Mission von POLYGON Deutschland ist es, unsere Mitarbeiter*innen ein anspruchsvolles und wertschätzendes Arbeitsumfeld zu bieten. Dies ist die Grundlage und Voraussetzung für unsere kundenorientierte Mission, ein zuverlässiger und fachlich exklusiver Ansprechpartner im Bereich Komplettsanierung nach Brand- und Wasserschäden zu sein.

3. Die Werte bei POLYGON Deutschland
Werte spielen bei POLYGON Deutschland heute eine besonders große Rolle. Denn diese sind für den Aufbau einer soliden Unternehmenskultur unerlässlich. Es genügt nicht, einfach nur von Werten zu sprechen; wir müssen nach unseren Werten leben und uns von ihnen auch im Handeln lenken lassen.

Im Fall von POLYGON Deutschland bedeutet dies, dass wir ein besser aufgestelltes Unternehmen nur dann erhalten, wenn wir den Erfolgsfaktor Mensch in den Vordergrund stellen. Zufriedene und loyale Kunden bilden die Grundlage unseres Erfolgs. In einem „personengesteuerten Geschäftsmodell“ wie dem unseren sind zufriedene Kunden nur zufriedenen Mitarbeiter*innen zu verdanken, weil Letztere ihr Bestes dafür geben, Qualität abzuliefern, effektiv zu arbeiten und das Beschäftigungsverhältnis länger aufrechtzuerhalten.

Aber wie erhält man zufriedene Mitarbeiter*innen?

Natürlich sind hier verschiedene Faktoren von Bedeutung. Dennoch wird dem Unternehmensstolz, der aus gemeinsamen Werten, einem Zugehörigkeitsgefühl, der Fähigkeit einen Beitrag zu leisten sowie Anerkennung resultiert, eine besonders wichtige Rolle zuteil. Wenn wir von Werten sprechen, mag alles sehr abstrakt erscheinen. Wir leben in einer Realität, in der wir uns täglichen Fragen und Problemen stellen, unser Soll erfüllen oder Aufgaben fertigstellen müssen. Aber wenn wir einen Moment innehalten und über unser Handeln und Denken in Bezug auf die uns, unsere Arbeit und unsere Entscheidungen lenkenden Prinzipien hinausblicken, stoßen wir auf eine Reihe von Werten, die wichtig sind, damit wir uns von unserem Wettbewerb abheben. Sie haben zudem Auswirkungen auf unsere finanzielle Leistungsfähigkeit.
Eine wichtige Botschaft ist, dass eine gute Unternehmensführung bei jedem einzelnen Mitarbeiter, ob Führungskraft oder Techniker, beginnt. Jeder kann und sollte mit gutem Beispiel vorangehen. 

"Unser Werteleitfaden umreißt die wichtigsten Grundsätze für die Unternehmensverantwortung sowie die persönlichen, ethischen und beruflichen Grundsätze, die für alle POLYGON Mitarbeiter*innen verbindlich sind und eingehalten werden müssen und die unsere Beziehungen zu anderen Mitarbeiter*innen, Kunden, Lieferanten, der Gesellschaft und den Aktionären prägen.“ betont Axel Gränitz, Präsident und CEO der Polygon-Gruppe. „Alle Führungskräfte von POLYGON haben die Verantwortung, ihre Teams über diesen Werteleitfaden zu informieren, und natürlich haben alle Mitarbeiter*innen ebenfalls die Verantwortung, sich aktiv darüber zu informieren. Dieser Werteleitfaden beruht auf dem Prinzip, dass alle Mitarbeiter*innen für ihr eigenes berufliches Verhalten verantwortlich sind!"

3.1 Qualität – Wir machen das für Sie
Wir möchten uns den Respekt als führende Branchenexperten verdienen. Das bedeutet, dass wir uns unaufhörlich darum bemühen, besser zu werden und gruppenweit bewährte Praktiken anzuwenden – ein Vorteil, den wir als globales Unternehmen mitbringen. Unser Ziel sollte es sein, stets die besten Ergebnisse abzuliefern – Zweitbester zu sein, ist für einen Branchenführer keine Option!

• Wir haben ein DIN zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem
• Wir führen interne und externe Audits durch, um ein hohes Qualitätsniveau zu gewährleisten
• Wir bieten Weiterentwicklungsmöglichkeiten, um die Qualität der Arbeit ständig zu verbessern
• Wir haben Arbeitskreise für jeden Unternehmensschwerpunkt gebildet und verbessern uns durch Best Practice Austausch
• Wir haben einen Fokus auf unsere Kunden und kommunizieren regelmäßig mit Ihnen
• Wir nutzen hochwertige und neue Geräte, Instrumente und Ausstattungen
• Wir begleiten die Projekte vom Anfang bis zum erfolgreichen Abschluss
  
  
  
• Wir stellen sicher, dass unsere Kunden immer über die Entwicklungen im Projekt informiert sind
• Wir nutzen neue Technologien
• Wir führen regelmäßige Gespräche mit unseren Mitarbeiter*innen

3.2 Integrität – Wir halten unser Wort
Mit diesem Begriff verbinden wir Ehrlichkeit, Verantwortung und Zuverlässigkeit. Leider wird unsere Branche häufig mit Betrug in Verbindung gebracht. Davon können wir uns distanzieren, indem wir einfach ehrlich sind – und zwar auf allen Unternehmensebenen. Verantwortung bezieht sich auf verantwortungsbewusstes Handeln, nicht nur den Kunden, sondern allen Mitmenschen gegenüber. Dies bedeutet beispielsweise:

• Wir halten, was wir uns gegenseitig versprechen
• Wir halten uns an eine zugesagte Prognose und lassen uns davon unter keinen Umständen abbringen
• Wir sind vertrauenswürdig und ehrlich miteinander im Umgang
• Wir ergreifen die Initiative und tragen die Verantwortung für die Ergebnisse
• Wir sind uns unserer eigenen Stärken bewusst und bauen diese aus
• Wir schaffen eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre und unterstützen das Team auch in schweren Zeiten

3.3 Empathie – Wir begegnen allen Menschen mit Respekt
Wir versetzen uns aufrichtig in die Lage unserer Kunden, die von Brand- und Wasserschäden betroffen sind. Wir drücken ihnen deshalb unseren Respekt und unser Mitgefühl aus. Den Menschen zu helfen und ihre Probleme zu lösen, das sind unsere zentralen Treiber. Hier können unsere Mitarbeiter*innen – Sie – etwas bewegen und bewirken. Einfühlungsvermögen zeigen wir bei POLYGON Deutschland auch untereinander. Leben Sie diese Werte gemeinsam mit uns. Heute und an jedem Tag.

• Wir schulen unsere Mitarbeiter*innen intern und extern
• Wir geben unseren Teams klare Ziele und eine klare Richtung
• Wir kommunizieren in einer klaren und strukturierten Art und Weise
• Wir arbeiten eng und gut im Team und mit anderen Teams zusammen
• Wir unterstützen jeden dabei, seine Ziele zu erreichen
  
  

4. Verhaltenskodex

4.1 Mitarbeiter*innen
Professionelles Verhalten
Es wird von den POLYGON-Mitarbeiter*innen erwartet, ihre Pflichten in einer professionellen, verantwortungs- und pflichtbewussten ethischen Art und Weise durchzuführen, um im besten Interesse von POLYGON Deutschland zu handeln. Das Equipment und Eigentum von POLYGON Deutschland müssen mit Sorgfalt behandelt werden. Es wird lediglich im Rahmen des Geschäfts von POLYGON Deutschland verwendet. Die Tätigkeiten von POLYGON Deutschland erfolgen zum Großteil in Privatwohnungen oder gefährlichen Umgebungen und mit einem potenziell gefährlichen Equipment. Es ist daher strikt untersagt, dass die Mitarbeiter*innen an den Arbeitsstandorten unter Alkohol- oder Medikamenteneinfluss stehen.

Arbeitsumgebung
POLYGON Deutschland möchte ein interessanter Arbeitgeber sein. Daher sorgen wir für eine Arbeitsumgebung, die auf Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Offenheit beruht. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen hat einen hohen Stellenwert. Darüber hinaus ist das Unternehmen verpflichtet, sichere und gesunde Arbeitsbedingungen bereitzustellen. POLYGON Deutschland akzeptiert keinerlei Mobbing (wie Ausgrenzung, verbalen oder physischen Missbrauch oder Belästigung).

Zwangs- und Kinderarbeit
Wir tolerieren keinerlei Zwangs-, oder Pflicht- oder Kinderarbeit. Wir unterstützen deren Abschaffung.
Wir beschäftigen ausschließlich Arbeiter, die mindestens 16 Jahre oder, gemäß der alterstechnischen Obergrenze jedweden Landes, älter sind. Wir haben uns zur Einhaltung des Abkommens in Bezug auf das Mindesteintrittsalter in ein Beschäftigungsverhältnis (Abkommen Nr. 138 der Internationalen Arbeitsorganisation) und des Abkommens in Bezug auf das Verbot von Kinderarbeit, mit unverzüglichen Maßnahmen bei Nichteinhaltung, (Abkommen Nr. 182 der Internationalen Arbeitsorganisation) verpflichtet. Für den Fall, dass mittels einer staatlichen Vorschrift hinsichtlich Kinderarbeit striktere Maßnahmen bereitgestellt werden, sind diese maßgeblich.

Chancengleichheit
Mitarbeiter*innen werden unabhängig von Hautfarbe, Religion, Alter, Staatsbürgerschaft und Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, politischer Meinung, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Familienstand oder Behinderung, die die Fähigkeit ihre Arbeit bei POLYGON Deutschland auszuführen nicht einschränkt, beurteilt. Die Mitarbeiter*innen werden ausschließlich auf Grundlage ihrer Qualifikation und Eignung für die Arbeit in unserem Unternehmen ausgewählt.

Entlohnung
Jeder Mitarbeiter wird in einer korrekten und gerechten Art und Weise, sowie gemäß seiner jeweiligen Leistung und seines Beitrags zum Erfolg des Unternehmens, entlohnt.

Interessenkonflikte
Kein Mitarbeiter darf in jedwede Tätigkeit, die im Konflikt zu den Geschäftsinteressen des Unternehmens steht, involviert sein. Diese Interessenkonflikte können beispielsweise Folgendes beinhalten: eine externe Position innehaben oder über ein Eigentumsrecht verfügen, dass nicht in unserem Interesse ist, Geschenke oder Gastfreundschaft erhalten, bei der man davon ausgeht, dass dies in einem Gefallen resultiert, oder Entscheidungen in Bezug auf die Beschäftigung oder Förderung von Verwandten und Freunden. Insofern und konkludent ist die Bearbeitung von Schadenfällen bei Verwandten und Freunden oder nahen Bekannten ebenfalls untersagt.
Persönliche Vorteile für Mitarbeiter selbst, ihre Ehegatten, Partner oder direkte Familienmitglieder stellen potentielle Interessenskonflikte dar. Es ist untersagt Familienmitglieder jedweder Art in ein direktes Abhängigkeitsverhältnis zu einem Vorgesetzten zu bringen. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie die Compliance-Beauftragte.

Mitarbeiterkommunikation
Eine gute Mitarbeiterkommunikation ist für einen gutlaufenden Betrieb in unserem Unternehmen essenziell. Jeder im Unternehmen muss über unsere Ziele, Handlungspläne und Leistungen informiert sein. Ein freier Informationsfluss ist daher wichtig. Jeder kann bei POLYGON Deutschland, unabhängig von der jeweiligen Funktion oder dem Verantwortungsgrad, mit jedem offen kommunizieren.

Anti-Geldwäsche
Alle geschäftlichen Vorgänge müssen auf nachvollziehbare Art und Weise abgewickelt und genau aufgezeichnet werden. Geschäftspartner dürfen keine Geldwäsche zulassen, unterstützen oder erleichtern und es ist strengstens untersagt, sich wissentlich an Vorgängen zu beteiligen, die die Geldwäsche erleichtern oder anderweitig zu einer unrechtmäßigen Abzweigung von Vermögenswerten führen.

Mitarbeiterkommunikation
Eine gute Mitarbeiterkommunikation ist für einen gutlaufenden Betrieb in unserem Unternehmen essenziell. Jeder im Unternehmen muss über unsere Ziele, Handlungspläne und Leistungen informiert sein. Ein freier Informationsfluss ist daher wichtig. Jeder kann bei uns, unabhängig von der jeweiligen Funktion oder dem Verantwortungsgrad, mit jedem offen kommunizieren.

Vertrauliche Informationen
Der vertrauliche Umgang mit Informationen, die wir von unseren Kollegen aber auch von unseren Kunden etc. erhalten, ist selbstverständlich. Die Kommunikation mit der Presse ist ausschließlich der Geschäftsführung erlaubt. Betriebswirtschaftliche Informationen dürfen nur in dem Umfang bekanntgegeben werden, wie es das Unternehmen offiziell erlaubt. Jede offizielle Kommunikation über das Unternehmen bedarf der Absprache mit der Geschäftsführung.

Datenschutz
Sofern POLYGON-Mitarbeiter*innen Daten von Mitarbeiter*innen, Kunden oder sonstigen Personen verarbeitet, so erfolgt dies gemäß den gesetzlichen Vorgaben und in fairer sowie transparenter Art und Weise. Unsere jeweils aktuelle IT-Richtlinie ist analog zu beachten. Im Zweifelsfalle ist immer Rücksprache mit unserer Datenschutzbeauftragten zu halten.

4.2 Kunden
Ehrlichkeit und Verlässlichkeit
Loyale und zufriedene Kunden stellen die Grundlage unserer Reputation dar. Ehrlichkeit und Verlässlichkeit in sämtlichen Handlungen mit den Kunden sind die Voraussetzung für rentable und beständige Geschäftsbeziehungen. Wir stellen unseren Kunden genaue Informationen bereit und gehen lediglich Verpflichtungen ein, die wir auch erfüllen können. Niemals versuchen wir, den Arbeitsumfang der Arbeit, die wir aus jedwedem Grund durchführen, zu erweitern. Wir wollen jedoch die entsprechenden Dienstleistungen jederzeit gemäß unseren Verträgen bereitstellen. 

Sorgfalt und Respekt
Ein Großteil der Arbeiten von POLYGON Deutschland erfolgt in den Geschäftsräumen der Kunden. Diese können sich in Privathaushalten oder auf einem Firmengelände befinden. Es ist wichtig, dass wir uns mit der Sorgfalt und dem Respekt benehmen, der an dem jeweiligen Arbeitsplatz unserer Kunden erforderlich ist. Darüber hinaus tun wir unser Möglichstes, unseren Kunden klare und einheitliche Informationen bezüglich des Umfangs, Prozesses, Zeitrahmens und des aktuellen Status der Arbeiten bereitzustellen.

Geschenke und Gefallen
Geschenke, Bewirtungen, Entlohnungen und persönliche Gefallen dürfen einer dritten Partei lediglich dann angeboten werden, wenn diese einen geringen Wert darstellen und mit der üblichen Geschäftspraxis übereinstimmen. Es dürfen keinerlei Geschenke, Bewirtungen oder persönliche Gefallen in Zuwiderhandlung jedweden anwendbaren Gesetzes oder Verhaltenskodex angenommen werden.

Fairer Wettbewerb
Wir möchten als seriöser Geschäftspartner wahrgenommen werden und in einer Wettbewerbssituation durch Preis und Leistung überzeugen und nicht durch unverhältnismäßige Angebote oder gar Geschenke. Unser Anspruch beinhaltet auch die strikte Einhaltung der kartellrechtlichen Gesetze und Vorschriften, die wettbewerbsfeindliches Verhalten verhindern sollen.

4.3 Lieferanten/Anbieter
Geschenke und Gefallen
Kein Mitarbeiter darf jedwedes Geschenk, Bewirtung oder persönlichen Gefallen anstreben oder annehmen, bei welchem der Eindruck einer Einflussnahme auf Geschäftstransaktionen besteht.

Regelkonformität der Anbieter
POLYGON Deutschland informiert die Geschäftspartner über die Werte und Geschäftsgrundsätze des Unternehmens. Wir führen keine Geschäfte mit Anbietern durch, die die anwendbaren Gesetze und Vorschriften nicht einhalten.

Bestechung/Korruption
POLYGON Deutschland hat ein NULL-TOLERANZ-Verständnis in Bezug auf Bestechung oder einem Verhalten, welches den Eindruck erwecken könnte, dass durch die Bereitstellung solcher Geschenke, Bewirtungen oder Begünstigungen ein Geschäftsvorteil erzielt wird. Alle Bestechungsversuche sind der Geschäftsführung umgehend zu melden.

Bargeldzahlungen
Es erfolgen keine Bargeldzahlungen an Lieferanten oder Subunternehmer (Ausnahme: kleinere Materialeinkäufe über die Barkasse der NL). Zahlungen dürfen nur direkt an den Lieferanten erfolgen und es erfolgen auch keine Überweisungen auf „Nummernkonten“. Zahlungen werden nur geleistet, wenn eine Rechnung zugrunde liegt, die hinsichtlich Preis und Leistung vereinbart, geprüft und freigegeben wurde. Es gelten die jeweils vereinbarten Zahlungsbedingungen.

4.4 Gesellschaft und Umwelt
Regelkonformität und lokale Kunden
Bei POLYGON Deutschland handelt es sich um ein Unternehmen. Unsere Mitarbeiter*innen müssen sämtliche anwendbare Gesetze und Vorschriften des jeweiligen Landes, in welchem das Unternehmen tätig ist, einhalten. Bei Fällen, in denen ein Konflikt zwischen einschränkenden Gesetzen und den Grundsätzen und Werten dieses Kodex besteht, ist das jeweilige Gesetz maßgeblich. Wir respektieren die Traditionen und Bräuche eines jeden Landes. Bei Fällen, in denen ein Konflikt zwischen den Bräuchen und Grundsätzen und dem Verhaltenskodex von POLYGON Deutschland vorliegt, leitet der Kodex die Handlungsweise des Mitarbeiters. 

Export- und Handelssanktionen 
Die Polygon-Gruppe ist ein globales Unternehmen, aber wir agieren lokal, das heißt, wir erbringen Dienstleistungen in den Ländern, in denen wir tätig sind, und sind derzeit nicht von internationalen Handelsregeln, Exportkontrollen und Handelssanktionen betroffen. Handelssanktionen verbieten oder beschränken den Export bestimmter Waren oder die Geschäftstätigkeit in bestimmten Ländern und / oder mit bestimmten Personen, Unternehmen oder Organisationen. 

Umwelttechnischer Einfluss 
POLYGON Deutschland ist verpflichtet, jedweden negativen Einfluss auf die Umwelt, bedingt durch unsere Tätigkeiten zu reduzieren. Die Arbeitsweise bei POLYGON trägt zur Nachhaltigkeit bei. Bei POLYGON Deutschland werden z.B. sanierungswürdige Immobilien nicht abgerissen und neu gebaut, sondern wieder in Stand gesetzt. Das Ziel von POLYGON Deutschland ist es, energieeffizientes Equipment und Prozesse für die Arbeitsabläufe zu nutzen. Wir bestärken unsere Partner und Untervertragspartner immer dahingehend, solide umwelttechnische Praktiken einzuhalten.

4.5 Aktionäre/Investoren
Kommunikation mit den Aktionären/Investoren 
POLYGON Deutschland stellt ihren Inhabern immer pünktlich genaue Informationen zu den Tätigkeiten, der Leistung und der finanziellen Situation des Unternehmens bereit. Die Bilanzen von POLYGON Deutschland stellen die Finanzleistung des Unternehmens, gemäß den internationalen Rechnungslegungsvorschriften, wahrheitsgemäß dar.

4.6 Implementierung
Dieser Verhaltenskodex findet unabhängig vom Standort für sämtliche Mitarbeiter*innen und sämtliche Geschäftstätigkeiten von POLYGON Deutschland Anwendung. In dem Kodex bzw. in dem Werteleitfaden sind die Hauptgrundsätze der unternehmerischen Verantwortung und der Verantwortung der Mitarbeiter*innen festgelegt. Es können jedoch nicht sämtliche ethische Zwickmühlen, die entstehen können, thematisiert werden. Der Werteleitfaden dient dazu, die Mitarbeiter*innen dahingehend zu leiten, jederzeit lauter und mit einem guten Urteilsvermögen zu handeln. Die Beachtung des Werteleitfaden bzw. des Verhaltenskodex wird regelmäßig auf Gruppenebene bewertet. Die Inhalte werden regelmäßig überprüft und, falls erforderlich, geändert.